Допълнителни настройки за ефективна работа

Най-важното от урока, накратко

Ефективната работа с пивот таблици не е само въпрос на изчисления, а и на правилни настройки. Условното форматиране помага бързо да откривате проблемни данни, като грешки от тип деление на 0. Опциите за показване на грешки и празни клетки са ключови, когато копирате пивот таблица като обикновена Excel таблица. А настройката Defer Layout Update значително ускорява работата с големи обеми данни, ако се използва правилно.

Как да приложите показаното – стъпка по стъпка

1. Изберете цялата пивот таблица и създайте правило за условно форматиране само за клетки с грешки.
2. Уверете се, че правилото се прилага към всички стойности в пивот таблицата, дори при промяна на филтри и layout.
3. Настройте пивот таблицата да показва 0 или символ вместо грешки чрез опциите за форматиране.
4. Копирайте пивот таблицата като обикновени стойности и формати, за да изчислявате средни стойности върху обобщени данни.
5. Активирайте Defer Layout Update, направете нужните промени и накрая обновете с Update.

Основни команди и настройки

• Conditional Formatting – Форматира автоматично клетки по зададено правило (тук: само грешки).
• PivotTable Options – Управлява визуализацията и поведението на пивот таблицата.
• Error Values – Определя какво да се показва вместо грешки в изчисленията.
• Paste Special → Values / Formats – Копира отделно стойности и формати.
• Defer Layout Update – Отлага обновяването на пивот таблицата за по-бърза работа при промени.

Тези допълнителни настройки не са задължителни, но често правят анализа по-ясен, по-бърз и по-надежден.