Проект: Организирайте споделеното работно пространство на екипа (Shared Drive)

Описание на урока

Най-важното: подредбата в Drive е част от екипния процес

Добре организираното Shared Drive устройство помага на екипа да намира файлове бързо, да работи с правилните права и да избегне хаос в документите. Най-важно е структурата на папките да следва реалния работен процес, а достъпите да са дадени съзнателно според ролите.

Практически стъпки за изпълнение

1. Влезте в Drive → Shared Drives и създайте ново споделено устройство от New.
2. Направете папки според реалния процес на екипа и ги номерирайте в логичен ред.
3. Прегледайте настройките на устройството от името му или с десен бутон върху него.
4. Добавете колеги през Manage Members и изберете подходяща роля.
5. Създайте папки като Екип и процеси и Архив в края на структурата.
6. В „Екип и процеси“ опишете кой има достъп и къде се намира важната информация.
7. Преобразувайте файлове като .docx в Google формат чрез File → Save as Google Docs.
8. Преместете старите версии в архива или ги изтрийте, ако вече не са нужни.

Използвани функции и настройки

• Shared Drives - създаване и управление на екипно пространство.
• Manage Members - добавяне на хора и задаване на роли.
• Viewer, Commenter, Editor, Manager - нива на достъп.
• Save as Google Docs - преобразуване към Google формат.
• Organize → Move - преместване на файл в правилна папка.

Задача

Създайте собствено споделено устройство за екипа си, подредете папките, настройте достъпите и използвайте checklist-а към урока, за да проверите дали не сте пропуснали важна стъпка.