Общо файлово пространство: подредба, която целият екип разбира

Описание на урока

Най-важното: общото пространство трябва да пази реда и файловете

Добрата структура в Google Drive помага на целия екип да намира бързо правилните материали. Използвайте номера отпред за ред на папките, дати във формат година-месец-ден и отделна папка Архив за старите файлове. За екипна работа най-надеждният вариант е споделено устройство, защото файловете принадлежат на устройството, а не на конкретен човек.

Как да приложите показаното

1. Създайте ясна папкова структура за екипа или отдела.
2. Номерирайте основните папки, за да контролирате реда им.
3. Именувайте файлове и папки с дата като година-месец-ден, когато са свързани с кампании или периоди.
4. Премествайте старите материали в папка Архив, вместо да ги триете.
5. Създайте ново споделено устройство от Shared drives > New.
6. Преместете съдържанието на старата споделена папка чрез Organize > Move, без да местите самата главна папка.
7. Добавете хора през Manage members и задайте подходяща роля.
8. При чувствителни папки използвайте Share и Limit access, за да ограничите видимостта.

Ключови инструменти и настройки

• Shared drives - създава екипно пространство, в което файловете остават собственост на устройството.
• Manage members - добавя членове и задава роли като Viewer, Contributor, Content manager или Manager.
• Settings - управлява ограничения за споделяне, сваляне, копиране и печат.
• Limit access - скрива конкретна папка от част от членовете.