Техники в Excel за подготовка на данни за Access

Най-важното, което трябва да запомниш

За да работи Access правилно, данните трябва да са чисти и нормализирани, а Excel често създава визуално удобни, но технически проблемни таблици. Слеените клетки и „широките“ таблици с десетки колони не могат да се използват директно в Access. Решението е предварителна обработка в Excel, която превръща данните в структуриран, логичен и готов за импорт формат. Един добре подготвен файл в Excel спестява часове работа по корекции в Access.

Практически техники за подготовка на данни в Excel

В урока са показани два често срещани казуса и реални решения за тях:

1. Премахване на слети клетки чрез Unmerge Cells, след което автоматично попълване на празните клетки с макрос, който копира стойността от клетката отгоре.
2. Преобразуване на „широка“ таблица с много параметри (X1, X2, … X62) в нормализирана структура с три колони: код, параметър и стойност.
3. Добавяне на скрития помощник за обобщени таблици и използване на Pivot Table and Pivot Chart Wizard.
4. Създаване на обобщена таблица с Multiple Consolidation Ranges и „разпадане“ на данните чрез двоен клик върху общата стойност, за да се получи таблица, идеална за импорт в Access.

Използвани инструменти и команди

• Unmerge Cells – разделя слети клетки в Excel.
• View Macros – стартира макроса за автоматично попълване на празни клетки.
• Fill Blanks – запълва празните клетки със стойността от клетката над тях.
• Pivot Table and Pivot Chart Wizard – разширен помощник за работа с обобщени таблици.
• Multiple Consolidation Ranges – комбинира и трансформира големи масиви от данни.

Тези техники са ключови при реална работа с данни и правят връзката между Excel и Access бърза, чиста и професионална.