Въвеждане, редактиране и изтриване на данни в таблица на Access

Най-важното, което трябва да запомниш

Въвеждането и редактирането на данни директно в таблица на Access е рисковано и необратимо в много случаи. Access записва промените веднага при преминаване на следващ ред и често няма надежден Undo, особено при изтриване. Затова директната работа в таблици изисква изключително внимание и предварителна подготовка. Най-сигурният навик е винаги да се прави копие (backup) на таблицата преди по-мащабни редакции.

Как да редактираш данни по-безопасно в Access (стъпка по стъпка)

1. Въведи или редактирай данни директно в таблицата, като знаеш, че няма автоматично разпространяване на стойности както в Excel.
2. Използвай Copy и Paste, когато искаш да повториш стойности, вместо ръчно въвеждане.
3. Имай предвид, че Undo може да работи само частично или изобщо да стане неактивно.
4. Преди по-големи промени направи backup:

• Маркирай изходната таблица.
• Копирай я и използвай Paste.
• Избери опцията structure and data, за да се запазят структурата и всички записи.
  1. Редактирай работната таблица.
  2. След като си сигурен в резултата, изтрий старата (backup) таблица.
  3. При нужда – експортирай таблицата в Excel, редактирай данните там и след това ги върни обратно в Access.

Основни команди и действия, използвани в урока

• Copy – Копира избрани стойности или цяла таблица.
• Paste – Поставя копирани данни или създава копие на таблица.
• Undo – Отменя последна промяна, но с ограничена функционалност.
• Delete – Изтрива редове или таблици без възможност за връщане.
• Export to Excel – Позволява редакция на данни в по-гъвкава среда.