Как да оптимизирам списъка си с куристи в Excel с АI?
„Имам база с курсисти в Excel, в която събирам данни за участията им в обучения от 2019 г. до сега. Целта ми е да проследявам по име кой в кои курсове е бил, за да не изпращам повторни покани и да избегна дублиране. Бих искала да имам възможност с едно търсене или клик върху името на човек да виждам цялата му история на обучения, както и да получавам статистика за участията през годините. Може ли да ме насочите коя е най-подходящата техника в Excel или с помощта на AI (например Power Query, Pivot таблици или друго решение), за да изградя такава динамична система?“
Здравейте, Теодора,
Практично решение в Excel (динамично и без дублиране)
- Подгответе една таблица с колони: Name, Email/Phone, Course, Date, Year. Форматирайте я с
Format as Table(Форматиране като таблица). - Заредете я в
Power Queryот Data -> From Table/Range. - Почистете данните:
- Тримване и еднакъв регистър на имена.
Remove Duplicates(Премахване на дубликати) по Email/Phone + Name.- Добавете Year от Date.
- По желание: при обединяване на списъци използвайте Fuzzy Matching (неясно съвпадение) в
Power Queryза близки записи.
- Close & Load To -> Only Create Connection и отметнете
Data Model(модел на данни). - Създайте
PivotTable(обобщена таблица) отData Model. Подредете:- Rows: Name
- Values: Count of Course и Distinct Count (уникален брой)
- Columns: Year
- Добавете
Slicer(сегментатор) по Name и включете Search box (Slicer Settings), за да намирате човек с едно търсене/клик. - За история на обученията: в
PivotTableпокажете и Course и Date в Rows под името (или двойно кликнете върху броя, за детайлен списък). - По желание: визуализирайте тенденции с
PivotChart(обобщена диаграма) по години. - Обновяване: използвайте
Refresh All(Обнови всички) при нови записи.
За целта принципно не е необходим ИИ - не е задължително да го ползваме за всичко.
В случая това е лесна задача за Pivot Table - но ако не познавате Ексел толкова добре, то тогава може да се ползва ИИ.
Горните стъпки са добро начало.
Ако нещо не се получи може да ползвате ИИ да ви ръководи съпка по стъпка как да направите това в Ексел, но! много важно - дайте му като контекст как точно събирате данните сега с примери. Това ще помогне много.
